╲ＮｏＭｏｒｅ！理事会運営のリセット╱　分譲マンション理事会の引継ぎポイント

理事会をきちんと運営したいけれど、理事の交替で知識や経験がリセットされてしまい何をすればよいかわからない。相談するにも管理会社の担当さんしか相談相手がいない。そんな声をよく耳にします。

マンションの管理運営をスムーズに継続するためには、新旧理事が連携し引き継ぎを行うことが重要です。

今回は、旧理事の立場で、理事会業務の引継ぎポイントを確認していきましょう。

管理組合として保管している物品や書類について、保管場所や保管者を明記したリストを作成しましょう。一度作成してしまえば、次年度以降はデータを引継いで更新することにより、もれなく引継ぎを行うことができます。

書類関係の中には、法律や管理規約で保管が義務付けられているものや、保管場所の掲示義務があるものなどもありますので、確認しておきましょう。

引継ぎは、実際の保管場所で物品や書類を確認しながら行いましょう。

理事交代後から効率よく業務を行うためには、日常的に行う業務や現在進行中の事業の進捗などをまとめ、引き継ぐことが重要です。理事会全体の引継ぎ事項と併せて、役職ごとの引継ぎも必要に応じて行いましょう。年間スケジュールを作成しておくとイメージが分かりやすくなります。

・マンションの基本的な内容：管理組合の財政状況や管理規約、長期修繕計画の内容　など

・日常的に行う業務　など

・実施予定・進行中の事業：既に議決されているもの　など

・検討中の事業：議決に向けて検討や調整が必要なもの　など

・新たな検討事項：これから検討を始める必要があるもの　など

・懸念事項：マンションで起こった問題、内外からの苦情、未処理の案件　など

・マンション管理の情報：情報収集してきた資料、学習してきた知識　など

引継ぎの際には、ぜひ会議室から出てマンション内を一緒に見て回ることをお勧めします。自分のマンションでも、管理の視点で改めて回ってみると新たな発見があると思います。引継ぎの内容を現地で確認するのもよいでしょう。

引継ぎを継続的に行うことで、マンションの歴史としての資料が蓄積されます。引継ぎのフォーマットを作成し、ぜひ将来に繋げていってください。

理事の任期が終了しても、管理組合の組合員であることに変わりはありません。心強い相談相手として新理事会をサポートしていくことで、リセットされない主体的な管理運営を実現しましょう。

登録者	京安心すまいセンター
最終更新日	2024-03-25 9:00:45

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